高效應付賬款管理帶您走向成功之路
對許多公司而言,優化應付賬款（AP）流程是一件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費了大量精力對其進行流程再造,也使用了如ERP、OCR、EDI等文件管理和電子發票技術,但結果都差強人意,實屬治標不治本。因此很多企業會把應付賬款業務進行外包,通過勞動力套利方式來降低成本。
實現高效、無差錯應付賬款流程所面臨的挑戰
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非標準發票
絕大多數商業發票（至少在美國如此）都是以紙質文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的,而且各個供應商的商業發票格式都大不相同,這對人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準的供應商？采購訂單（PO）是否和ERP系統相匹配？這都是應付賬款管理團隊需要考慮的問題。
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非結構化數據
在應付賬款處理流程中,需手工將各種規格的發票進行轉錄,以符合公司的標準格式。這種重復性工作既慢又容易出錯。而許多起初看起來簡單明了的應付賬款活動,執行起來確實復雜且低效。對這一流程的優化,將能夠直接轉化為財務和企業優勢。
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材料核查及審批
處理應付賬款時,還需對資料進行審核。比如：“PO是否有對應的提貨單？”“發票金額是否與PO一致？”。此外,在審批的過程中還要檢查“授權支付所需的文件是否已經備妥？”
機器人自動化、結構化數據、數字化
實現應付賬款自動化,需要排除一個財務障礙,并采取三個技術步驟。財務障礙是投資回報率（ROI）。應付賬款工作只是一個很小的領域,在此進行大規模的軟件投資需要充足的理由。
技術步驟包括：
第一步：自動化
軟件機器人必須替代應付賬款管理人員的人工操作
第二步：結構化數據
必須對流程中出現的非結構化數據進行結構化處理
第三步：數字化
必須在員工、供應商和主要提供報告、分析及決策支持的第三方之間建立一個高度自動化的結構化數據流
采取上述三個步驟之后,應付賬款工作（相當于“收據到ERP”業務流程外包合同中通常包含的內容）就實現了自動化,其自動化活動的結果和數據會與公司ERP系統進行無縫集成。此外,新功能,比如通過移動設備進行付款審核和授權,也都將成為可能。這三個步驟還幫助那些在“采購到付款（P2P）”流程中大量使用人工作業的企業進行更深層次的自動化,進而幫助他們降低成本、提高績效,在輕松實現合規管理的同時還能實時了解應付賬款的狀態。
每年需手工處理的商業發票占比
應付賬款自動化解決方案
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自動捕獲數據并進行錄入
我們使用OCR技術來掃描識別紙質或電子版（如PDF或電子郵件）商業發票,其字符準確率可達95%以上。所有文檔操作都保存在歸檔日志文件中,以備審計和合規檢查之用。
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高度自定義工作流自動化規則
應付賬款自動化方案通過高度自定義工作流程規則來適應復雜的P2P流程背后的業務邏輯,以此實現高效、直觀的端到端自動化流程,進而便于處理諸如雙向或三向文檔匹配、ERP系統對帳和特殊項目（如沒有對應PO的商業發票）的分支流程處理等。
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審批及異常處理
應付賬款流程方案簡化了審批活動,許多審批流程都可在基于規則的前提下自動完成,有效減少人工參與。受路徑,匹配和流轉行為影響,當數據不符合自動化工作流標準時,就會觸發異常機制。通過遵循事先設定的重新分發規則,盡可能減少異常情況的發生。這些規則旨在發現異常并將其升級分發給具有適當技能的員工。此外,該解決方案還使用實時監測來標記異常點,用于規則核查和欺詐監測。
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合規與治理
在應付賬款自動化解決方案中內嵌了合規和治理控制機制,如角色授權和職責劃分等。此外,記錄全部自動化活動的歸檔日志文件,還將顯著降低審計成本、提高審計效率。
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靈活性與適應性
應付賬款解決方案具有超高靈活性和適應性。在不影響性能和準確性的前提下,可輕松滿足由業務增長、收購、重組帶來的業務量變化。實時性能監測和記錄歸檔,有助于推動對新的分析與預測能力的需求。
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